PT IMS Logistics Blog

Automating Supply Chain

Warehouse Management :Layout is the key of success


Warehouse Management :

Layout is the key of success

by Wijanarko Kertowijoyo

Di dalam warehouse management sangat ditekankan terutama pada sisi penempatan barang di dalam gudang. Apabila penempatan barang tersebut tidak beraturan maka akan berefek kepada semakin lamanya picking process, inventory accuracy tidak bisa mencapai 100%, dead stock, overstock, under stock. Overstock menimbulkan suatu cost yang dinamakan Inventory Carrying Cost. Inventory carrying cost adalah biaya yang dikeluarkan akibat dari stok barang yang  berlebihan di gudang sehingga menjadikan biaya storage, cash flow jadi terganggu, efisiensi gudang menjadi rendah. Stok barang yang berlebihan bisa menimbulkan barang itu rusak dan expired sehingga akan timbul biaya yang lebih besar lagi karena harus menanggung rugi barang rusak.  Understock atau out of stock bisa menimbulkan hilangnya sales opportunity. Lamanya picking menimbulkan keterlambatan dalam delivery ke customer. Ujung-ujungnya customer lah yang akan dirugikan yang akan berimbas kepada business opportunity dan kepuasan customer terhadap service kita. Ini semua kembali untuk “maximize” customer service.

Gudang yang efisien biasanya melakukan beberapa hal seperti dibawah ini:

  1. Memberikan service yang tepat waktu
  2. Keberadaan barang jelas, gampang dan cepat dicari
  3. Meminimalkan pergerakan di dalam gudang dan biaya keluar masuk barang di gudang.
  4. Membangun jalur komunikasi yang baik dengan customer

Layout

Ada dua sistem di gudang untuk penempatan barang yaitu

  1. Fixed Location System
  2. Floating Location System

Untuk pengaturan barang ada beberapa panduan yang harus diikuti, yaitu:

  1. Pemisahan area Full Case dan area Partial.
  2. Pengelompokan berdasarkan ABC
  3. Pengelompokan barang-barang  yang sejenis
  4. Pengelompokan barang-barang yang sama fungsinya
  5. Pengelompokan barang-barang yang saling berhubungan berdekatan atau satu area
  6. Pengelompokan barang fast moving dalam satu area
  7. Pemisahan barang Return / reverse stock di area yang terpisah
  8. Pemisahan barang sesuai Project / Customer

Fixed Location

adalah penempatan barang di lokasi yang sudah ditentukan untuk jenis item / produk tertentu saja dan tidak boleh diisi dengan produk yang lain.  Gudang yang memakai sistem ini biasanya gudang itu kecil dan tidak memakai Warehouse Management System (WMS) dimana volume keluar masuk barang kecil dan hanya sedikit SKU (Stock Keeping Unit). Gudang tersebut biasa memakai Excel dalam penempatan grid /lokasi ataupun pencatatannya.

Ada kelemahan dalam pemakaian sistem ini, dimana dengan sistem ini kita harus menyediakan / mengalokasikan tempat untuk masing-masing produk. Dengan cara alokasi, maka otomatis gudang akan tidak efisien dalam pemanfaatan space.

Floating Location System

Floating location ini adalah suatu sistem penempatan barang bisa ditempatkan di lokasi yang berbeda-beda di gudang.  Gudang yang memakai sistem ini adalah gudang yang modern dan computer-based, biasanya memakai Warehouse Management System (WMS). Ada beberapa WMS yang dipakai oleh beberapa perusahaan yaitu Live Inventory (PT IMS Logistics), FMGPro, Manhattan, dll.  Semua sistem ini memakai Barcode sebagai sarananya dan terintegrasi di seluruh cabang-cabang mereka, malah Live Inventory sudah mulai implementasi RFID di tahun 2011 ini. WMS ini akan memberitahu lokasi mana yang akan menjadi lokasi barang tersebut atau PIC Gudang bisa menaruh di sembarang tempat karena perpindahan ataupun penempatan akan direcord di system dengan scan barcode lokasi barang. Jadi, tidak ada lagi barang yang terselip di dalam gudang.

Dengan memakai sistem ini, semua barang akan teridentifikasi dengan baik lokasi dan rak penempatannya karena sudah memakai sistem barcoding dalam identifikasi barang dan lokasi, tidak lagi memakai Excel ataupun manual. Sistem ini adalah sistem yang paling efisien karena pemanfaatan space di gudang sangat baik sekali. Tidak ada lagi ruang yang kosong, semua akan terisi. Tetapi penempatan ini juga alangkah baiknya setiap jenis / produk yang sama dijadikan satu lokasi. Ini untuk memudahkan untuk picking karena sudah ada di dalam satu lokasi.

Kalau fixed location system,  kita harus membuatkan tempat lagi disebelahnya atau harus menggeser barang yang disebelahnya ketempat lain, , apabila alokasi space itu sudah penuh, maka otomatis energi yang diperlukan semakin banyak dan tidak efisien.

Dengan floating location system dan  warehouse management system, barang bisa ditempatkan dimana saja asalkan lokasi tersebut diupdate di system. Jadi semua barang harus sudah tertempel barcode yang berisi kode unik  / packing list dan case dari barang tersebut. Fungsinya agar barcode tersebut akan menjadi identifikasi barang. WMS memerlukan scanning barcode barang dan barcode dari lokasi / grid penempatan barang. Contoh : Sabun A mempunyai packing list 039308001 di tempatkan di grid A01B.

Angka 001 di 039308001 adalah mencerminkan case number, didepan 001 bisa didesain sendiri sesuai kebutuhan contoh Negara, tahun pembuatan, batch number, expiry date, dll.

Grid A01B adalah A01 itu di grid A angka 01, sedangkan huruf B dibelakang adalah di subgrid B. Subgrid akan saya jelaskan dibawah di GRIDDING SYSTEM.

Cara scanning:

  1. Scan barcode packing list terlebih dahulu
  2. Scan Barcode Lokasi A01B

Maka di WMS akan terupdate bahwa barang 039308001 deskripsi Sabun tipe A banyaknya 100 pcs berada di lokasi A01B. Apabila request untuk picking keluar, maka sudah tertera grid lokasi barang tersebut.

GRIDDING SYSTEM

Suatu warehouse yang baik harus mempunyai grid / lokasi-lokasi didalam gudang yang telah dipetakan untuk penempatan barang-barang. Gridding system yang baik adalah membagi gudang seperti papan catur. Satu Grid biasanya berukuran 3mx3m. Satu grid dibagi lagi menjadi 3 sub grid yaitu A, B, C.

Fungsi subgrid adalah untuk memfokuskan lokasi pencarian barang. 1 grid adalah 3×3 m = 9 meter persegi, kalau 1 subgrid hanya 1×3 = 3 meter persegi.  Picker akan lebih memakan waktu apabila harus mencari barang di 9 meter persegi dibandingkan 3 meter persegi. Dengan subgrid pencarian barang lebih cepat karena lingkup pencarian lebih kecil dibandingkan harus mencari 9 meter persegi.

Contoh : mencari barang dengan Packing List 005 di grid A01. 9 meter persegi apabila diisi barang diatas palet yang berukuran 1.2×1.2m dengan dikurangi 60 cm untuk jalan maka sudah dikalkulasi berapa palet, apabila satu palet 20 packing list, maka tinggal dikalikan. Anggap saja 6 pallet dikalikan 20 maka 120 packing list yang harus dicari, tapi kalau hanya subgrid 3 meter persegi, hanya 3 pallet, atau malah hanya 2 palet saja. Lebih cepat pencariannya.

BASIC WAREHOUSE LAYOUT

Untuk pengaturan barang ada beberapa panduan yang harus diikuti, yaitu:

Pemisahan area Full Case dan area Partial

Full Case adalah barang tersebut belum diambil sama sekali dan masih dalam original packing atau masih dalam satu palet. Contoh : satu palet berisi 10 karton. Ini terhitung whole case.  Penempatan whole case disarankan paling dekat dengan staging / outbound area untuk mempercepat picking dengan memperhitungkan space tentunya.

Partial Case adalah barang tersebut sudah pernah diambil. Contoh: satu palet berisi 10 karton, diambil 1 karton, maka satu palet itu sudah terhitung partial. Maka penempatannya akan dipindah ke area partial. Racking biasanya ditempatkan sebagai partial area asalkan tidak terlalu tinggi karena apabila terlalu tinggi maka memerlukan usaha yang lebih seperti harus memakai tangga dan rawan terhadap keselamatan kerja.

Pemisahan ini ditujukan agar picker tidak asal ambil dari whole case dan picker harus menghabiskan terlebih dahulu barang yang sudah dipecah agar barang yang utuh tidak diambil semua dan menjadi partial semua. Ini akan membuat inventory menjadi berantakan dan FIFO akan tidak berjalan dengan benar.  Bayangkan apabila semua karton sudah dibuka dan diambil sedikit-sedikit tetapi tidak dihabiskan terlebih dahulu karton itu, maka semua akan berantakan.

Pengelompokan berdasarkan ABC

Kelompok A

Biasanya sejumlah ±20% dari total elemen dan merepresentasikan ±80% total nilai. Barang ini sangatlah penting dan harus dimonitor stocknya. Inventory accuracy harus 100% karena A item adalah high value item

Kelompok B

Biasanya berjumlah ±30% dari total item dan merepresentasikan ±15% total nilai. Stoknya berjumlah lebih banyak dari A item tetapi lebih sedikit dari C item. Inventory accuracy harus 100% karena barang ini Medium Value Item.

Kelompok C

Biasanya berjumlah ±50% dari total elemen dan merepresentasikan ±5% total nilai. C item ini juga sangat penting walaupun low value. Biasanya distok dalam jumlah yang banyak dan biasanya tidak terlalu dipentingkan dalam keakurasian inventory 100% karena barang ini Low Value Item.

Pengelompokan barang-barang  yang sejenis

Sudah seharusnya penataan yang sama jenis dijadikan dalam satu area. Ini untuk memudahkan dan mempercepat picking. Kalau ditaruh berlainan tempat, maka apabila di satu tempat itu sudah habis, maka picker akan memakan waktu lebih lama untuk jalan ke tempat yang lain dan sangat tidak efisien.

Pengelompokan barang-barang yang sama fungsinya

Contoh: Shampo yang bermacam-macam varian dijadikan satu area, sabun mandi dengan variannya, pasta gigi, detergen, dll. Kalau di telekomunikasi seperti: antenna dengan variannya, BTS dengan variannya, rak kabel dengan berbagai tipe.

Pengelompokan barang-barang yang saling berhubungan berdekatan atau satu area

Contoh: Kalau di telekomunikasi industry, customer pasti order Antena itu dengan ODU, IDU, feeder kit, Jumper Cable. Setiap item dikumpulkan berdekatan tetapi harus tetap dipisahkan per jenis atau per Item Number. Ini untuk mempercepat picking karena sudah sesuai flownya bahwa setiap picking pasti memerlukan beberapa item tersebut.

Contoh:  Shampo botol, shampo sachet dengan berbagai varian ditempatkan berdekatan satu jalur, ini untuk mempermudah pengambilan shampoo dengan berbagai macam varian dan ukuran.

Pengelompokan barang fast moving dalam satu area

Barang fast moving biasanya ditempatkan di deket staging area / outbound area yang tentunya harus diingat apabila dalam satu jalur tersebut dipenuhi semua oleh barang fast moving, maka akan terjadi bottleneck apabila pada saat peak time. Ini akan membuat picker susah berjalan dan tidak bisa cepat karena terhalang temannya yang ada didepan, seperti jalan yang macet, sangat tidak efisien.  Contoh: Unilever yang mayoritas barangnya fast moving, maka harus diselingi barang yang slow moving diantara fast moving tersebut untuk mengurangi bottleneck.

Pemisahan barang Return / reverse stock di area yang terpisah

Barang return / reverse stock adalah barang dikembalikan oleh outlet ke gudang dan untuk dikembalikan ke principal ataupun akan dihanguskan. Barang return inipun dibedakan menjadi Barang yang bisa dijual kembali (kembali karena outlet salah order) istilahnya Good Can Resale, Broken / BS istilah di pasar, tetapi akan di daur ulang, dan yang terakhir, barang return yang sudah pasti akan dihancurkan.  Area ini terpisah dari barang-barang yang lain, apabila tidak, maka akan terjadi kerancuan nantinya.

Pemisahan barang sesuai Project / Customer

Pemisahan ini biasanya terjadi di gudang 3PL, seperti PT Tiga Pilar Logistik, PT IMS Logistics, atau pun 3PL yang lain. Biasanya mereka mempunyai banyak customer dan banyak project. Ini untuk menghindari barang yang sama digunakan oleh customer lain atau oleh project lain. Contoh:  Satu customer bisa mempunyai banyak project. Customer 3pl mempunyai banyak project  a, b, c, d. Biasanya project-project tersebut dibagi per user / per customer.  Contoh: Huawei mempunyai banyak project, Telkomsel, HCPT, NTS. Otomatis barang yang disimpan di gudang mempunyai banyak persamaan. Ini pun tidak boleh dicampur karena tiap-tiap user sudah membeli barang masing-masing.

Oktober 4, 2010 - Posted by | Knowledge | , , , ,

Belum ada komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: